COMPOSIZIONE

1. Composizione.
L’Osservatorio è composto dai membri del gruppo di lavoro che ha elaborato la Guida, da dipendenti pubblici e privati (in prevalenza addetti alla scrittura di atti amministrativi o di altri tipi di atti) e da altri soggetti interessati alla materia che chiedono di iscriversi (in quest’ultimo caso, previa valutazione della segreteria di coordinamento di cui al punto successivo).

2. Segreteria di coordinamento.
L’Osservatorio si dota di una segreteria di coordinamento composta da un numero ristretto di membri, per attuare le decisioni dell’Osservatorio e organizzarne i lavori. L’Osservatorio inizia la sua attività con un’assemblea dei suoi componenti presieduta dal direttore dell’ITTIG e dalla presidente dell’Accademia della Crusca e si dota di un apposito regolamento interno.

ATTIVITÀ

3. Recepimento.
L’Osservatorio suggerisce agli enti locali e alle altre amministrazioni pubbliche o private di recepire la Guida con atto formale dei vertici dell’ente (es. per gli enti locali, il Consiglio comunale o la Giunta comunale). Tale atto dovrebbe sia sottolineare la validità di questo strumento ai fini di una maggiore chiarezza degli atti amministrativi e della loro comprensibilità da parte dei cittadini, sia precisare che l’uso costante della Guida rientra tra i compiti d’ufficio del dipendente. Su richiesta dell’ente, l’Osservatorio può fornire uno schema di delibera. Per gli enti locali sarebbe opportuno che l’ANCI e l’UPI nazionali invitassero tutti gli enti locali a recepire la Guida perché idonea a migliorare la comunicazione tra amministrazioni e cittadini. Ciò invoglierebbe i singoli enti locali all’adozione dell’atto secondo le modalità sopra descritte.

4. Informativa ai dipendenti.
A seguito della delibera di cui sopra, il vertice amministrativo (es. per gli enti locali, il segretario o il direttore generale) emana una circolare ai dipendenti per invitarli all’uso della Guida. Se l’ente lo ritiene opportuno, nella circolare può essere anche ipotizzato che l’applicazione della Guida costituisca uno degli elementi di valutazione dei dipendenti, anche sotto il profilo degli incentivi economici. Su richiesta dell’ente, l’Osservatorio può fornire assistenza per la formulazione della circolare.

5. Utilizzo da parte di altri enti.
Il recepimento della Guida e le indicazioni verso i propri dipendenti potrebbero, in modo analogo a quanto detto per gli enti locali, valere per tutte le amministrazioni pubbliche statali, regionali, universitarie ecc. con gli opportuni adattamenti. L’Osservatorio, se richiesto, potrebbe fornire la sua assistenza per l’adozione e l’uso della Guida da parte delle amministrazioni interessate.

6. Presentazione e formazione.
Su richiesta dell’ente interessato, l’Osservatorio può organizzare presentazioni della Guida, curate dal gruppo di lavoro che ha elaborato il testo, efornire una specifica attività di formazione, in una o più giornate, che illustri la genesi e le finalità della Guida e i suoi contenuti specifici accompagnandoli con esercitazioni mirate. Perché l’uso della Guida porti a un effettivo miglioramento della qualità degli atti amministrativi sotto il profilo comunicativo, è assolutamente necessaria una formazione mirata e ricorrente tale da cominciare a modificare l’abitudine al “fai da te” e al culto del precedente che caratterizza, ancora oggi, gran parte dell’elaborazione degli atti amministrativi. La formazione può avvenire nella sede dell’ITTIG-CNR o presso l’ente richiedente, sulla base di un apposito disciplinare e tariffario.

7. Monitoraggio.
L’Osservatorio compie una attività di monitoraggio sulla applicazione delle regole e dei suggerimenti della Guida anche elaborando un indice di qualità analogo a quello creato per la verifica della applicazione del manuale sulla qualità delle leggi regionali.

8. Gruppo di controllo.
L’Osservatorio suggerisce ai singoli enti che hanno recepito la Guida, la creazione di gruppo di controllo di personale interno con il compito di verificare la reale applicazione della Guida alla redazione degli atti amministrativi prodotti in quell’ente.

9. Verifiche periodiche.
L’Osservatorio procede a una verifica periodica delle regole e dei suggerimenti della Guida sulla base di segnalazioni, osservazioni e proposte modificative, soppressive o aggiuntive, da parte dei suoi utilizzatori. A questo scopo, all’interno del sito web dell’Osservatorio, viene creata una apposita sezione che le raccoglie. Sulla base delle proposte di modifica, l’Osservatorio può elaborare nuove edizioni della Guida con le modalità e i tempi ritenuti opportuni.

10. Applicazioni informatiche.
L’Osservatorio studia e propone applicazioni informatiche che facilitino l’applicazione delle regole e dei suggerimenti della Guida, partendo dalle esperienze già maturate nel settore del trattamento degli atti normativi.

11. Convegni, seminari, approfondimenti e relazioni esterne.
L’Osservatorio organizza e partecipa all’organizzazione di convegni e seminari sul tema della qualità degli atti amministrativi e del loro corretto contenuto comunicativo. La segreteria di coordinamento si fa promotrice di particolari tipi di approfondimento su temi specifici relativi a questa materia. L’Osservatorio tiene contatti frequenti e approfonditi con gli enti ed i soggetti che si occupano della redazione degli atti amministrativi e normativi (gli enti locali, L’ANCI, l’UPI, gli uffici legislativi delle regioni (tramite l’OLI), gli uffici studi della Camera e del Senato, il Comitato per la legislazione della Camera, il DAGL della Presidenza del Consiglio dei Ministri, il Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione, le università ed i centri di ricerca, la REI, ecc.) creando occasioni di incontro per una reciproca informazione e uno scambio di opinioni sulle modalità di scrittura degli atti amministrativi e sulla loro idoneità a essere compresi dai cittadini.

12. Coordinamento nazionale dei redattori di atti amministrativi e legislativi.
L’Osservatorio si pone l’obiettivo, con i tempi e i modi ritenuti opportuni, di un coordinamento nazionale tra i tecnici che scrivono gli atti amministrativi e i tecnici che scrivono le leggi, per cercare di produrre, attraverso una rinnovata cultura della comunicazione, atti più chiari e precisi, favorendo un rapporto più produttivo e amichevole con i cittadini utenti.